Millainen on ihannetoimisto tänään?

Työelämä on muuttunut viime vuosina vauhdilla, ja toimistojen rooli on jatkuvasti tarkastelun alla.

YIT:n tekemän Kestävät kaupunkiympäristöt -barometrin 2025 tulokset kertovat, että työntekijöiden toiveet ja nykyiset toimitilaratkaisut eivät aina kohtaa, mutta suunta on selvä: työympäristön tulee tukea hyvinvointia, yhteisöllisyyttä ja joustavuutta muuttuvissa työntekemisen tarpeissa, jotta tilat edesauttavat yritysten liiketoimintaa.

Toimisto työympäristönä ja kulttuurin rakentajana

Kun toimistolle tullaan harvemmin, sen merkitys kohtaamisille ja tiimityölle korostuu. Hybridityötä tekevien mielestä monipuoliset kokoustilat, yhteiset alueet ja lounasravintola ovat yhteisöllisyyden kannalta kriittisimpiä tekijöitä toimistolla viihtymisen kannalta.

Samalla barometri vahvistaa, että toimistolla tapahtuu asioita, joita etätyö ei pysty täysin korvaamaan. Näitä ovat esimerkiksi sisäinen verkostoituminen yli organisaatiorakenteiden, uusien työntekijöiden perehdytys sekä työkavereihin tutustuminen. Kulttuuri rakentuu arkisessa toiminnassa ja vuorovaikutuksessa. Hiljainen tieto siirtyy ja luottamus syntyy tehokkaimmin kasvokkain tapahtuvassa vuorovaikutuksessa. Siinä toimistoilla on keskeinen rooli.

Silti toimiston toimivuus jakaa mielipiteitä, erityisesti keskittymisen osalta. Onkin tärkeää osata suunnitella erilaiseen työntekoon soveltuvat alueet, kuten keskittymiseen tai hiljaiseen työntekoon soveltuvat alueet, sekä vuorovaikutukseen sopivat tilat. Tilaratkaisuilla ja yhteisillä selkeillä pelinsäännöillä tuetaan myös henkilöstön työhyvinvointia ja viihtyvyyttä.

Etätyön vaikutus näkyy työntekijöiden toiveissa, sillä paljon etätöitä tekevät toivovat, että toimistoissa panostettaisiin erityisesti laadukkaisiin työvälineisiin, säädettäviin työpisteisiin ja viihtyisiin kohtaamispaikkoihin.

Työntekijöiden toivelistalla on ergonomia ja arjen sujuvuus. Ergonomia ei ole enää pelkkä lisäetu, vaan lähtötason perusvaatimus. Myös sisäilman laatu ja kohtuuhintainen lounas nousivat vahvasti esiin. Sen sijaan oma työhuone ei ole enää yhtä tärkeä kuin ennen. Ekologisuuteen liittyvät arvot ovat säilyneet ennallaan: kierrätys, julkiset liikenneyhteydet ja ruokahävikin minimointi ovat edelleen tärkeimpiä. Naisille ja yksinasuville tärkeintä on helppo pääsy toimistolle julkisilla, kun taas miehille ja lapsiperheille sujuva autoyhteys painaa vaakakupissa enemmän. Tämä kertoo, että työpaikan saavutettavuus on monimuotoinen kysymys, johon ei ole yhtä oikeaa vastausta.

YIT-Korkeavuorenkatu+32-34-27.jpg

Mitä tämä tarkoittaa työnantajille?

Toimiston merkitys ei ole katoamassa, mutta sen rooli muuttuu. Toimisto ei ole enää pelkkä kokoelma työpisteitä, vaan paikka, joka tukee yrityksen liiketoimintaa ja kulttuuria, työhyvinvointia, yhteisöllisyyttä sekä kestävää arkea. Kun suunnittelemme tulevaisuuden toimistoja, kiinteistön käyttötarpeiden syvempi ymmärtäminen vaatii yhteistyötä. Pelkkä käyttäjäkysely ei riitä, sillä käyttäjät eivät välttämättä hahmota tilojen kaikkia mahdollisuuksia. Myös kiinteistöjen elinkaaren aikaiset muuntautumistarpeet tulee joustavasti huomioida.

Lisäksi älykkäillä ratkaisuilla voidaan parantaa vajaakäyttöisten tilojen käyttöastetta ja mahdollistaa kiinteistön tehokkaan hyödyntämisen, jossa työpisteet ja tilat varataan ja yhdistellään joustavasti käytön mukaan. Tilojen sisäolosuhteiden optimoinnilla, kuten käytön mukaan skaalautuvalla ilmanvaihdolla, viileän vuodenaikaan sopivalla lämmityksellä tai helteiden aikaan viilennyksellä, voidaan lisätä viihtyvyyttä, jolla houkutellaan työntekijöitä toimistolle.