10 elinkaarimörköä ja miten ne taklataan

Elinkaarimalli on pääosin julkisen sektorin uudisrakentamishankkeiden ja niihin liittyvien palveluiden toteutusmuoto, jossa yksityinen toimija sitoutuu vastaamaan hankkeen toteuttamisesta ja ylläpidosta pitkällä aikavälillä. Sopimusmallissa rakennuksen suunnittelu, rakentaminen ja ylläpito hankitaan yhtenä kokonaisuutena.

1. Elinkaarihankkeista ei ole oikeastaan hyötyä

Elinkaarihankkeen hyödyt ovat suurimmat silloin, kun kokonaisuus on yhden toimijan vastuulla suunnitteluvaiheesta lähtien. Jos hanke pilkotaan kustannuskilpailutuksilla pieniksi kokonaisuuksiksi, hyödyt helposti katoavat ja vastuut hämärtyvät. Jatkuva kilpailuttaminen voi olla lyhyellä tähtäimellä halvin vaihtoehto, mutta isossa kuvassa hyöty tulee esiin kokonaistaloudellisena lopputuloksena. On ihan eri asia olla parin vuoden hankkeessa palveluntoimittajana, kuin kykyä ottaa kokonaisvastuu jopa 20 vuodeksi. Elinkaarimallilla ylläpidetyissä kiinteistöissä on luovutuskuntovaatimus sopimuskauden päättyessä, jolloin korjausvelkaa ei pääse syntymään.

2. Elinkaarihankkeen kilpailutus on vaikea tarjousprosessi

Vaikeus tulee usein siitä, että elinkaarirakentaminen on uusi hankemalli. Kilpailutuksesta tulee suoraviivaisempaa, kun sitä on kerran harjoiteltu. Valmiita konsepteja ja vinkkejä löytyy kilpailutukseen erikoistuneilta konsulteilta, muista kunnista ja kaupungeista sekä RT-sopimusmalleista. Yleisesti 2-3 elinkaaritarjousta hankkeelle varmistaa riittävän kilpailun.

Tarjouspyyntöjen mukaisesti suunnitteluratkaisuiden laatiminen vaatii laajaa suunnittelu- ja asiantuntijatyötä jo tarjousvaiheessa.

3. Tarjousvaihe on työläs ja aikaa vievä prosessi

Tarjousvaiheessa on paljon työtä, ja siihen pitää varata aikaa. Elinkaarihankkeiden tilaajien ja tarjoajien olisi hyvä keskustella entistä avoimemmin siitä, millainen aika ja millaiset resurssit tarjousprosessiin pitää varata. Tilaajan kannattaa erityisesti panostaa toiminnallisten ja teknisten tavoitteiden ja vaatimusten määrittelyyn. Se on usein tarjousprosessin työläin vaihe, mutta tässä pätee vanha sanonta, että ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Sopimusjuridiikkaa helpottavat myös olemassa olevat valmiit sopimusmallit ja ehdot. Tehokkaan hankintaprosessin yleinen läpimenoaika on noin 8-10 kuukautta.

4. Elinkaarihankkeissa pitää tehdä päätöksiä rakennuksen käytöstä jo vuosia etukäteen

Olipa hankemalli mikä tahansa, rakennuksen elinkaarta ja ylläpitoa pitää ja kannattaa miettiä jo hankesuunnitteluvaiheessa. Elinkaarihankkeissa tätä ei voi lykätä tuonnemmaksi, koska molemmat osapuolet sitoutuvat sopimuksen mukaisiin, jopa 20 vuoden vastuisiin, kuten investointivaiheen toteutukseen ja ylläpitovaiheen palvelutasoon.

5. Ulkoistettu palvelutuotanto on kallista kunnan omiin palveluihin verrattuna

Vertailussa pitää aina ottaa huomioon palvelutaso. Elinkaarihankkeiden sisältö on usein varsin laaja, siihen saattaa kuulua esimerkiksi turvallisuus- ja vahtimestaripalveluja, mutta myös kunnossapitoa ja pitkän tähtäimen suunnitelmia. Vaaditun palvelutason määrittelee tilaaja. Mahdollinen hintaero ei yleensä synny työn hinnasta, vaan siitä, että elinkaarihankkeen sisältö on aiempaa laajempi tai vaatimuksena on entistä korkeampi laatutaso. Lisäksi sopimuksen mukaan palveluntuottajan täytyy toteuttaa sovittu luovutuskunto eli rakennus siirtyy palvelujakson jälkeen tilaajalle hyvässä teknisessä kunnossa. Myös energiatavoitteet on sopimusvaiheessa määritelty ja niiden mahdollisesta ylittymisestä vastaa palveluntuottaja.

6. Kiinteistöjen ylläpito ei ole omistajan hallinnassa

Hallinta ei karkaa mihinkään, sillä palvelusopimukset velvoittavat hoitamaan palvelukuvauksen mukaiset tehtävät täsmälleen sovitusti. Tilaaja voi kiinteistön ylläpidon sijasta keskittyä rauhassa kuntapalveluiden tuottamiseen. Sopimuksissa määritellyt käyttäjäryhmät kokoontuvat säännöllisesti ja tuovat tilojen käyttäjien näkemykset ylläpidosta vastaavien tietoon. Käyttäjätyytyväisyyttä mitataan sopimuksen mukaisesti vuosittain ja toimintaa kehitetään sen perusteella. Käyttäjät pääsevät vaikuttamaan siihen, miten kiinteistöä hoidetaan heidän toimintansa huomioiden.

Lisäksi palveluntuottaja tuottaa sovittua raportointia omistajalle suoritetuista ylläpito-, kunnossapito- ja huoltotoimenpiteistä. Palveluntuottaja toimittaa myös ennakkoon huolto- ja kunnossapitosuunnitelmat omistajalle.

7. Kunnossapidon työpaikat katoavat

Oli palveluntuottaja kuka tahansa, hyville työntekijöille on aina töitä. YIT käyttää lähtökohtaisesti palvelutuotannossa ammattitaitoisia paikallisia resursseja. Työt ei häviä mihinkään, mutta palkanmaksaja saattaa vaihtua. Pienemmillä paikkakunnilla ei kuitenkaan paikallisia aina löydy muun muassa tiettyä ammattitaitoa vaativiin toimenpiteisiin, jolloin joudutaan turvautumaan erikoisammattihenkilöstön palveluihin kauempaa.

8. Yksityinen yritys ei sovi kunnalliseen palvelutuotantoon

Yhteistyökumppanilla on syytä olla pitkä kokemus elinkaarihankkeista ja tiiviistä yhteistyöstä kaupunkien ja kuntien kanssa. Oleellista on tunnistaa kunnallisten kiinteistöjen kipupisteet, jotka usein liittyvät erityisesti sisäilmaan tai tilojen käytettävyyteen. Elinkaarihankkeissa näihin mahdollisiin riskeihin päästään pureutumaan jo tilojen suunnittelusta alkaen. Näin vältetään tyypilliset ylläpitovaiheen ongelmat.

Elinkaarihankekumppanilla olisi hyvä olla itsellään laaja eri alojen ammattilaisten osaaminen ja verkosto, koska erilaiselle asiantuntemukselle on paljon käyttöä elinkaarihankkeissa. Esimerkiksi siivous ja kiinteistönhuolto eivät ole ihan niin yksinkertaista hommaa kuin usein kuvitellaan. Uusissa kiinteistöissä talotekniikkaa on paljon, ja turvallisuus on entistä tärkeämpää. Oleellista on myös tiivis yhteistyö ja toimintojen jatkuva kehittäminen tilaajan ja tilojen käyttäjien kanssa. Elinkaarimallilla toteutetun hankkeen onnistumisen edellytyksenä on eri osapuolten välinen avoin kumppanuus.

9. Jos käyttötarpeet muuttuvat, ollaan kiinni vanhassa palvelusopimuksessa

Sopimuksen pitää joustaa ja sitä pitää pystyä muuttamaan tarvittaessa. Elinkaarihankkeiden sopimusten palvelusisältöä, rakennuksen teknisiä ratkaisuja tai laajuutta voidaan muuttaa sopimuksen hengen mukaisesti yhteisesti neuvottelemalla.

10. Elinkaarirakentajia on vähän

Elinkaarimallilla rakentavia yrityksiä saisi olla enemmänkin, mutta malli edellyttää palveluntuottajalta pitkäjänteisyyttä ja vastuunkantokykyä. Kaikki rakentajat eivät kuitenkaan ole organisoituneet siten, että oma osaaminen elinkaarihankkeista ja sitä kautta kyky tai halu sitoutua näin pitkiin sopimuksiin toteutuu.

Kysymyksiin on vastannut aluepäällikkömme Mika Kukkonen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kiinteistöjen ylläpidosta. Hän on työskennellyt elinkaarihankkeiden johtamisen parissa jo 12 vuoden ajan. Kukkonen vastaa tällä hetkellä YIT Kiinteistöjohdon yksikön pääkaupunkiseudun ulkopuolisten yksiköiden toiminnasta. Hän on pätevöitynyt rakennusterveysasiantuntijaksi (RTA) ja on sertifioitu kiinteistöjohtaja (KJs).

Lue lisää YIT:n elinkaarimalleista ja osaamisestamme

Hankemalliopas